Modernes Asset-Management ist mehr als das Pflegen von Inventarlisten. Es bildet die Basis für Transparenz, Automatisierung und fundierte Entscheidungen. Doch viele Teams kämpfen damit, ihre Datenstrukturen sauber zu halten oder ihr System effizient zu nutzen.
Wir zeigen, wie du mit Atlassian Assets als Bestandteil der integrierten Tool-Sammlung Service Collection ein robustes, wartungsfreundliches Setup aufbaust und worauf es in der Praxis wirklich ankommt.
Struktur ist die Basis: Objektschemata, Typen und Beziehungen richtig aufbau
Der erste Schritt zu einem effizienten Asset-Management liegt in einer klaren Datenarchitektur. In Atlassian Assets bedeutet das: Dein Team braucht ein durchdachtes Objektschema, das deine realen Geschäftsprozesse abbildet.
- Starte mit den Kernobjekten, beispielsweise Geräten, Lizenzen, Verträgen, Standorten.
- Definiere Beziehungen bewusst: Welche Abhängigkeiten sind wirklich relevant? (z. B. “Server gehört zu Standort X”, “Vertrag läuft für System Y”)
- Denke modular: Ein gutes Schema ist erweiterbar – du kannst später problemlos neue Objekttypen ergänzen, ohne das System neu aufzusetzen zu müssen.
Unser Tipp aus der Praxis: Einfach starten, dann verfeinern. Viele Projekte scheitern, weil die Modellierung zu komplex gedacht wird. Besser ist ein MVP-Ansatz: kleine, klar definierte Strukturen, die im Alltag getestet und iterativ erweitert werden.
Automationen und Reports: Effizienz-Booster im Alltag
Sind die Strukturen einmal sauber definiert, entfaltet Assets sein volles Potenzial durch Automatisierung und Reporting – zumal mittlerweile Rovo ganz neue Möglichkeiten der KI-basierten Automatisierung eröffnet.
- Automations: Lass Assets für dich mitdenken. Typische Beispiele sind automatische Erinnerungen bei Vertragsabläufen, automatische Statuswechsel bei Änderungen oder Synchronisationen mit CMDBs oder Discovery-Tools.
- Reports: Nutze Dashboards und Filter, um Engpässe oder Risiken frühzeitig zu erkennen – etwa auslaufende Garantien oder nicht zugeordnete Geräte.
Gerade hier zeigt sich der Mehrwert eines konsistent gepflegten Systems: Je besser die Datenqualität, desto intelligenter die Automatisierung.
Datenqualität und Governance: Lean statt Overkill
Ein häufiger Fehler im Asset-Management besteht darin, dass Teams zu viele – und damit einhergehend: irrelevante – Daten sammeln. Als Grundsatz empfiehlt sich: Weniger Daten, aber dafür richtig gepflegt.
- Definiere klare Eigentümer: Wer ist für die Pflege bestimmter Datensätze verantwortlich?
- Regelmäßige Reviews: Lieber vierteljährlich prüfen, als nach zwei Jahren großflächig aufräumen müssen.
- Validierungen nutzen: In Assets lassen sich Pflichtfelder, Abhängigkeiten oder Statusregeln definieren, das sorgt für saubere Daten ohne manuelle Kontrolle.
Und nicht zuletzt: Datenpflege ist keine einmalige Aufgabe. Durch kontinuierliche Governance-Prozesse, bei denen kluge Rovo-Prompts und -Agents massiv helfen können, bleibt dein Asset-System schlank, aktuell und vertrauenswürdig.
Praxisbeispiele aus Kundenprojekten
Zwei Use-Case-Beispiele aus der Praxis verdeutlichen den Wert eines systematischen automatisierten Asset-Managements:
- Ein Kunde nutzt in Atlassian Assets Auto-Reminder für Vertragsabläufe, um rechtzeitig über Kündigungsfristen informiert zu werden – automatisiert, ohne Kalendereintrag.
- Ein anderes Team setzt auf Asset Discovery, um Hardware und virtuelle Systeme automatisiert zu erfassen und mit bestehenden Objekten abzugleichen.
Im Ergebnis stehen weniger manuelle Pflege und weniger “blinde Flecken”, dafür mehr Transparenz über die gesamte IT-Landschaft hinweg.
Klare Strukturen, saubere Daten, echte Effizienz
Ein modernes Asset-Management mit Atlassian ist kein Selbstzweck. Es schafft die Grundlage für effiziente ITSM-Prozesse, automatisierte Abläufe und verlässliche Reports. Mit einem pragmatischen Ansatz – Lean statt Overkill – erreichst du mehr Übersicht und Qualität, ohne dein Team zu überfordern.
Wenn du Unterstützung beim Aufbau oder der Optimierung deiner Assets-Struktur suchst, unterstützen dich unsere Fachleute gerne – von der Schemaplanung bis zur Automatisierung. Vereinbare am besten direkt einen persönlichen Call!
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