Von On-Prem zur Atlassian Cloud - Wie regio iT Jira neu strukturiert und den Betrieb spürbar entlastet

Von On-Prem zur Atlassian Cloud - Wie regio iT Jira neu strukturiert und den Betrieb spürbar entlastet

Der Wechsel von einer On-Premises-Instanz in die Atlassian Cloud ist für viele Organisationen weit mehr als ein technisches Upgrade. Auch bei der regio iT stand nicht allein die Technologie im Mittelpunkt, sondern die Frage, wie Jira langfristig betrieben, strukturiert und projektübergreifend sinnvoll genutzt werden kann.

Heute arbeiten bei regio iT mehrere tausend Nutzer*innen in der Atlassian Cloud. Entsprechend hoch waren die Anforderungen an Stabilität, klare Strukturen und eine durchdachte Berechtigungslogik von Beginn an. Gemeinsam mit Seibert Solutions GmbH nutzte regio iT die Cloud-Migration bewusst als Anlass, bestehende Strukturen zu hinterfragen, den Betriebsaufwand zu reduzieren und eine einheitliche Arbeitsgrundlage für alle Teams zu schaffen.

Warum hat sich regio iT mit dem Wechsel in die Cloud beschäftigt?

Auslöser für die Auseinandersetzung mit der Atlassian Cloud war eine Änderung der Lizenzmodalitäten. Das bisherige Setup im eigenen Rechenzentrum konnte so nicht mehr fortgeführt werden. Gleichzeitig stellte sich grundsätzlicher die Frage, wie viel Betriebsverantwortung intern noch sinnvoll ist.

Der Betrieb der On-Prem-Instanz war über Jahre hinweg mit hohem Aufwand verbunden: Server, Betriebssysteme, Datenbanken, Patch-Management sowie regelmäßige Updates von Plugins und Skripten gehörten zum Alltag. Die Cloud eröffnete die Möglichkeit, diese Aufgaben abzugeben und Jira im sicheren Standardbetrieb zu nutzen.

Ein weiterer Treiber war der Wunsch nach besserer Mobilität und Konnektivität. Spätestens durch die Erfahrungen der Pandemie wurde deutlich, dass ein internetbasierter Zugriff flexibler und praktikabler ist als eine reine Rechenzentrumsinstanz.

Warum keine 1:1-Migration, sondern ein Neustart?

Die Jira-On-Prem-Instanz der regio iT war über rund zehn Jahre gewachsen. In dieser Zeit hatten sich zahlreiche Projektstrukturen, Felder, Status und Prioritäten entwickelt. Die Folge: Es mangelt an Wiedererkennbarkeit und die Teams können nur schwer projektübergreifend zusammenarbeiten. Statt diese gewachsenen Strukturen unverändert in die Cloud zu übertragen, entschied sich regio iT bewusst für einen Greenfield-Ansatz. Ziel war es, aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen, ohne bestehende Altlasten mitzunehmen.

Anforderungen sammeln statt alte Strukturen übernehmen

Zu Beginn des Cloud-Wechsels wurde die bestehende Jira-Nutzung systematisch analysiert. Die Ist-Situation wurde dokumentiert und Anforderungen aus den Fachbereichen erhoben. In Workshops sowie im Austausch mit Stakeholdern und Power Usern wurde herausgearbeitet, wie Jira tatsächlich genutzt wird und welche Funktionen im Arbeitsalltag relevant sind.

Auf dieser Grundlage entstand ein neues Jira-Setup, das individuelle Anforderungen berücksichtigt und gleichzeitig nah am Standard bleibt. Veraltete Felder, uneinheitliche Status oder nicht weiterverfolgte Ideen wurden bewusst nicht übernommen.

Einheitliche Struktur für projektübergreifende Zusammenarbeit

Ein zentrales Ergebnis des neuen Setups ist die vereinheitlichte Jira-Struktur. Einheitliche Felder, Status und Workflows sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende unabhängig vom Projekt schnell orientieren können.

Diese Wiedererkennbarkeit erleichtert die Zusammenarbeit über Team- und Projektgrenzen hinweg und schafft eine gemeinsame Grundlage für unterschiedliche Vorhaben.

Wie wird die Zusammenarbeit mit Externen geregelt?

Die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten wie Dienstleistern oder Kunden ist für regio iT ein fester Bestandteil vieler Projekte. In der bisherigen On-Prem-Welt war externer Zugriff jedoch aufwendig und mit hohem Abstimmungsbedarf verbunden.

Mit dem Wechsel in die Cloud ergaben sich neue Möglichkeiten. Externe Nutzer*innen können heute technisch einfacher angelegt werden, erhalten jedoch keine pauschalen Berechtigungen. Stattdessen vergeben Key User die Zugriffsrechte gezielt. Ergänzend wurden unterschiedliche Sicherheitsstufen definiert – etwa für rein interne Vorgänge oder für Tickets, die auch für Kunden sichtbar sein dürfen.

Dabei wurden sowohl unternehmenskritische Informationen als auch datenschutzrelevante Anforderungen berücksichtigt. Das Ergebnis ist ein flexibles Modell, das projektabhängig eingesetzt werden kann und gleichzeitig klare Regeln für Sichtbarkeit und Sicherheit schafft.

Spürbare Entlastung im Betrieb

Neben der strukturellen Vereinheitlichung zeigt sich der Nutzen der Cloud vor allem im operativen Alltag. Der Aufwand für Applikationswartung, regelmäßige Updates sowie die Pflege von Plugins und Skripten entfällt vollständig. Jira läuft heute im sicheren Standardbetrieb der Atlassian Cloud. Diese Entlastung schafft Freiräume. Statt Zeit in den technischen Betrieb zu investieren, können sich die Verantwortlichen stärker auf inhaltliche Themen und die Weiterentwicklung der Arbeitsweise konzentrieren.

Welche Atlassian-Tools kommen bei regio iT zum Einsatz?

regio iT nutzt heute eine Kombination mehrerer Atlassian-Tools:

• Jira Cloud als zentrale Plattform für projektübergreifende Zusammenarbeit mit einheitlichen Strukturen
• Confluence für die gemeinsame Dokumentation von Wissen, Abstimmungen und Entscheidungen
• Templating.app zur standardisierten Erstellung neuer Jira-Projekte mit klar definierten Setups

Cloud-Migration als Chance zur Neuordnung

Der Wechsel von Jira On-Prem in die Atlassian Cloud war für regio iT mehr als ein technischer Umzug. Er wurde gezielt genutzt, um Betriebsverantwortung abzugeben, gewachsene Strukturen zu hinterfragen und eine einheitliche Arbeitsgrundlage für alle Teams zu schaffen. Das Ergebnis ist ein Jira-Setup, das im Alltag funktioniert, projektübergreifende Zusammenarbeit erleichtert und externe Beteiligte klar geregelt einbindet.

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