Wenn Projekte parallel laufen, Abstimmungen sich ziehen und nicht klar ist, wer gerade woran arbeitet, entstehen Reibungsverluste. Und diese zeigen sich wiederum in sinkender Effizienz und fehlender Transparenz. Genau vor dieser Herausforderung stand auch die GAYKO Fenster-Türenwerk GmbH. Der Weg zu mehr Struktur und Transparenz: eine enge Zusammenarbeit mit Seibert Solutions – und die Einführung von Jira Cloud als zentrale Plattform.
Ausgangssituation: Zu wenig Transparenz, zu viele Abstimmungen
GAYKO ist ein familiengeführter Premium-Hersteller für Fenster und Türen mit rund 250 Mitarbeitenden. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde auch die Projektarbeit komplexer.
Die Ausgangslage sah so aus:
- Projekte nicht zentral gesteuert
- Informationen verteilten sich auf verschiedene Systeme
- Abstimmungen erfolgten über mehrere Kanäle
- Verantwortlichkeiten waren nicht immer klar definiert
Das führte zu unnötig viel Aufwand und verhinderte, dass Prozesse effizient abgewickelt werden konnten.
Die Entscheidung für Jira Cloud
Die Lösung: eine zentrale Plattform für Projektarbeit und Zusammenarbeit. GAYKO entschied sich bewusst für Jira Cloud mit Unterstützung von Seibert Solutions – und gegen eine rein interne Umsetzung.
Die Gründe:
- Entlastung der internen IT durch den Cloud-Betrieb
- Automatische Updates und eine stabile Systemumgebung
- Hohe Flexibilität und Zukunftssicherheit
Ein weiterer wichtiger Faktor war die Benutzerfreundlichkeit. Gerade in einem Unternehmen mit handwerklichen Wurzeln war es GAYKO besonders wichtig, dass das System vor allem eines ist: einfach und intuitiv nutzbar.
Warum externe Unterstützung entscheidend war
Damit Jira sein volles Potenzial entfaltet, braucht es mehr als eine reine Implementierung. GAYKO setzte deshalb auf die Zusammenarbeit mit Seibert Solutions.
Der Mehrwert zeigte sich vor allem in drei Punkten:
- Saubere Strukturen von Anfang an statt späterem Nachbessern
- Best Practices aus vergleichbaren Projekten
- Pragmatische Umsetzung, die zum Unternehmen passt
Die engmaschige Zusammenarbeit mit Seibert Solutions auf Augenhöhe spielte dabei eine zentrale Rolle.
Der Einführungsprozess: strukturiert und effizient
Die Einführung verlief in klar definierten Schritten:
- Analyse der bestehenden Prozesse
- Definition von Standards und Strukturen
- Technische Umsetzung in Jira Cloud
- Schulung der Teams in kleinen Gruppen
Der Go-live verlief reibungslos – ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz im Unternehmen.
Was sich konkret im Alltag verändert hat
Der Unterschied zeigt sich heute im täglichen Arbeiten:
Mehr Transparenz Alle Projekte sind zentral sichtbar. Teammitglieder wissen jederzeit, wo ein Thema steht – und wer daran arbeitet.
Effizientere Abstimmungen Viele unnötige Abstimmungen wurden reduziert, weil Informationen dort liegen, wo sie gebraucht werden.
Klare Verantwortlichkeiten Gemeinsam definierte Strukturen sorgen dafür, dass Aufgaben klar zugeordnet sind.
Aktive Projektsteuerung Teams steuern ihre Projekte bewusst – statt nur auf Entwicklungen zu reagieren.
Das Ergebnis: weniger Reibungsverluste, schnellere Abstimmungen und eine deutlich klarere Zusammenarbeit.
Ein zentraler Baustein: BigPicture
Neben Jira nutzt GAYKO das Add-on BigPicture. Es ergänzt Jira um eine visuelle Planungsebene: Mit Gantt-Diagrammen, Roadmaps und Ressourcenübersichten lassen sich
- Projekte übergreifend planen
- Abhängigkeiten sichtbar machen
- Ressourcen gezielt steuern
Während Jira die operative Arbeit abbildet, zeigt BigPicture die Zusammenhänge dahinter. Das schafft zusätzliche Klarheit – besonders bei komplexen Vorhaben.
Was andere Unternehmen daraus mitnehmen können
Das Projekt bei GAYKO zeigt: Der eigentliche Hebel liegt nicht im Tool, sondern im Setup dahinter.
Entscheidend war, frühzeitig eine gemeinsame Struktur zu definieren – mit klaren Verantwortlichkeiten und einem Standard, der für alle Teams funktioniert. Erst dadurch wird aus einem Tool eine Arbeitsgrundlage.
Gleichzeitig braucht es Transparenz und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe über Projektgrenzen hinweg: Abhängigkeiten sichtbar machen, Prioritäten sauber steuern und Ressourcen nicht isoliert betrachten.
Genau an diesen Punkten haben wir als Seibert Solutions GAYKO im Projekt unterstützt – von der Struktur bis zur konkreten Umsetzung im System.
Fazit: Zusammenarbeit macht den Unterschied
Jira Cloud war ein wichtiger Baustein. Der eigentliche Unterschied entstand jedoch durch die enge Zusammenarbeit zwischen GAYKO und Seibert Solutions.
Gemeinsam ist eine Projektorganisation entstanden, die für Transparenz sorgt, Zusammenarbeit vereinfacht und mit dem Unternehmen mitwächst.
Wie sieht es bei Ihnen aus?
Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen? Dann lohnt sich ein Blick von außen. Seibert Solutions unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse zu analysieren und Jira Cloud passend zu Ihrem Unternehmen einzuführen.
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