Wie die Uni Wien 125+ interne Teams in digitale Serviceprozesse mit Atlassian geführt hat
Die Universität Wien hat mit Jira Service Management und Seibert Solutions eine zentrale Plattform für alle Fachbereiche aufgebaut. Seitdem wurden 125 interne Teams in digitale Services eingeführt.
Wie die Uni Wien Jira Service Management weit über IT-Tickets hinaus einsetzt
Die Uni Wien nutzt Jira Service Management nicht nur für klassische IT-Tickets. Es sind vor allem die „untypischen” Use Cases, die das Projekt so besonders machen. Von digitalen Studienabschlüssen über Fahrzeugpools bis hin zu mehrstufigen Genehmigungsworkflows – die Bandbreite zeigt, wie flexibel JSM als zentrale Serviceplattform einsetzbar ist.
Jira Service Management Use Cases aus der Praxis der Uni Wien
Studienabschluss einreichen – digital
Kein Papier, keine Wege. Studierende reichen ihren Abschlussantrag online ein. Die Fachabteilung bearbeitet ihn direkt über ein Serviceprojekt.
Fahrzeugpool verwalten
Fahrzeuge werden direkt über Jira Service Management gebucht, verwaltet und gepflegt – mit Rollen- und Rechtekonzept, automatisierter Dokumentation und Benachrichtigungen.
Genehmigungsworkflows in fünf Stufen
Dienstreisen, Förderungen oder IT-Bestellungen durchlaufen genau definierte Freigabeschritte, ganz ohne Mail-Chaos.
Mikroskopverwaltung & externe Anfragen
Geräte buchen, Berechtigungen vergeben oder Kontakte verwalten: Die Asset-Verwaltung läuft über benutzerfreundliche Formulare und strukturierte Workflows.
Confluence-Bereiche per Formular anlegen lassen
Über ein ein Formular in Jira Service Management können neue Confluence-Bereiche automatisch erstellt werden. Das stellt große Erleichterung in der Servicebetreuung dar.
Wie Seibert Solutions die Uni Wien rund um Jira Service Management berät
Von der Auswahl der Tools über Custom Workflows bis hin zur Schnittstellenumsetzung, der zentrale Informatikdienst der Uni Wien arbeitet eng mit unseren Consultants zusammen.
Mit Seibert an ihrer Seite geht die Uni Wien auch die komplizierten Themen an: Aktuell entsteht ein neues Projekt zur Verwaltung externer Personen mit bis zu 200 Bearbeitenden. Jira Service Management wird damit zur zentralen Plattform für noch mehr Bereiche der Universität.
Unser Vorgehen:
- Wöchentliche Check-ins mit festen Ansprechpartner*innen
- Begleitung neuer Use Cases mit technischer und methodischer Expertise
- Workload-Aufteilung und Projektleitung durch Seibert
- Schulungen und Trainings über Seibert Academy & individuelle Formate
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- eine neutrale Ersteinschätzung Ihrer Situation
- Impulse zu Tools, Workflows & passenden Lösungen
- erste Lösungsansätze, wie Ihr Team strukturiert loslegen kann
Vielen Dank an unsere Partner*innen der Uni Wien, die uns mit Einblicken und Feedback unterstützt haben!
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