Im Onboarding-Prozess gibt es zahlreiche Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten – und hier liegen Potenziale verborgen, die dein HR-Team lediglich heben muss. Dadurch sorgst du nicht nur für Entlastung, sondern erhöhst zugleich die Effizienz und die Qualität der Onboarding-Workflows.
Das Onboarding neuer Angestellter ist ein umfassender, hochkomplexer Prozess, der mit zahlreichen Stolpersteinen und Hürden gespickt ist. Vor allem die Koordination der zahlreichen Handelnden und Aktivitäten ist eine Herausforderung – IT, Personalwesen, Facility-Management und andere Abteilungen müssen eng zusammenarbeiten und sich kontinuierlich abstimmen, um einen möglichst reibungslosen Onboarding-Prozess zu gewährleisten.
Aber weshalb ist der Onboarding-Prozess so immens wichtig?
Was kann schon schiefgehen? Eine ganze Menge! Mal ehrlich: Über die tatsächliche Arbeit sagt der Bewerbungs- und Einstellungsprozess herzlich wenig aus. Angestellte und Organisation präsentieren sich durch sorgsam präparierte Schaufenster. Das Onboarding hingegen ist der Blick hinter die Bühne, der erste echte Berührungspunkt mit der Unternehmenspraxis, die praktische Bewährungsprobe.
Sie kann das Verhältnis zwischen Teammitglied und Arbeitgeber nachhaltig prägen, zum Guten wie zum Schlechten. Wenn schon die Einarbeitung frustrierend, unorganisiert, ineffizient und voller Reibungsverluste ist, wie soll es dann erst in komplexen Projekten laufen? Die ersten 90 Tage sind entscheidend, ob ein Job passt oder nicht – und eine von drei Neueinstellungen wirft innerhalb des ersten Monats das Handtuch.
Wie heißt es so treffend? Es gibt keine zweite Chance für einen guten ersten Eindruck! Im schlimmsten Fall verabschiedet sich das begehrte Talent bereits in diesem frühen Stadium gedanklich wieder von deinem Unternehmen. Und das ist etwas, das deine Organisation, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels, natürlich unbedingt vermeiden möchte, nicht wahr?
Wie Automatisierung den Onboarding-Prozess verbessert
19 Arbeitstage im Jahr verbringen durchschnittliche Knowledge-Worker mit der Bearbeitung von Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Davon ist natürlich auch das Onboarding betroffen – und hier liegen Potenziale verborgen, die du lediglich heben musst. Denn zum Glück leben wir in einer Zeit, in der du viele repetitive sowie Fleißaufgaben an Automatisierungstechnologien delegieren kannst. Dadurch sorgst du nicht nur für Entlastung, sondern erhöhst zugleich die Effizienz und die Qualität im Onboarding-Prozess.
Wenn die Standardaufgabe, die eine viel beschäftigte Person manuell erledigen muss, automatisiert wird, bedeutet dies, dass andere Teammitglieder, die an einer davon abhängigen Arbeit sitzen, nicht warten oder gar dauernd nachhaken müssen. Hier bieten Automatisierungen also die Chance, Abläufe zu beschleunigen, Flaschenhälse zu vermeiden und Leute wirksam zu entlasten, damit diese sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.
Umso besser, wenn HR-Teams auf moderne Softwarelösungen zurückgreifen können, die vielfältige Automatisierungen unterstützen!
Welche Onboarding-Prozesse kannst du automatisieren?
Die kurze Antwort: So gut wie alle! Ein moderner, flexibler Rule Builder setzt dir praktisch keine Grenzen, und individuelle Regeln kannst du dank KI-Unterstützung unkompliziert aufsetzen. Hier sind ein paar Beispiele für clevere Automatisierungen, die du in deine Workflows integrieren kannst, um den Onboarding-Prozess zu standardisieren und zu beschleunigen:
- Trigger helfen deinem Team, die Onboarding-Prozesse straff und klar zu organisieren. Sobald ein Ticket initiiert ist, können per Trigger beispielsweise automatisch weitere vordefinierte Vorgänge ausgelöst werden – zum Beispiel, dass für neue Leute ein Rechner bereitgestellt, ein notwendiges Programm installiert, ein User-Zugang angelegt oder das Facility-Team gebeten wird, einen neuen Schreibtisch aufzubauen.
- Ein initial gestarteter Vorgang kann selbständig vorkonfigurierte Folgeaufgaben für dein Team oder andere Teams anstoßen. So sorgst du von vornherein dafür, dass keine Tasks vergessen werden.
- Per Automatisierung kannst du definieren, dass für bestimmte Tickettypen automatisch Subtasks erstellt werden. Auch Kleinigkeiten werden im Prozess also stets berücksichtigt.
- Die richtige HR-Software schafft Sichtbarkeit und sorgt durch Automatisierungsmöglichkeiten dafür, dass jede Aufgabe der richtigen Person bzw. dem richtigen Team zugewiesen ist. Die Tasks landen also nicht in unüberschaubaren Backlogs (und gehen dort gegebenenfalls unter), sondern sind klar zugeordnet. Je nach Prozessschritt ändert das System die Assignees automatisch.
- Onboarding-Pläne auf Basis der Rolle oder des Unternehmensbereichs werden automatisch erstellt. Ein eröffneter Vorgang sorgt also dafür, dass das neue Teammitglied ohne weiteres manuelles Zutun eine umfangreiche Sammlung aus Inhalten, Informationen, nächsten Schritten und Tasks erhält.
- Integrierte Freigaben sind hilfreich, wenn an spezifischen Punkten des Prozesses die Zustimmung bestimmter Personen nötig ist oder wenn Stakeholder über das Erreichen bestimmter Prozessschritte informiert werden sollen. Unter anderem in der Vertragsverwaltung kann eine solche Automatisierung wertvoll sein.
- Automatisierungen dienen nicht zuletzt dazu, kleine, aber ungeliebte Tätigkeiten an das System zu delegieren, die gerne „untergehen“. Beispielsweise kannst du dafür sorgen, dass erledigte Tickets automatisch geschlossen werden und nicht offen „gammeln“, bis irgendwann jemand manuell zur Tat schreitet. So bleibt der Workflow immer aktuell und der tatsächliche Status jederzeit ersichtlich.
Onboarding als Service: Was dein HR-Team von der IT lernen kann
Erfolgreiche IT-Teams verstehen sich als Dienstleister innerhalb der Organisation. Sie bilden ihre Aufgaben in Form standardisierter Services ab und folgen einem strikten Service-Gedanken – Stichwort IT-Service-Management (ITSM). Automatisierte Prozesse, sichtbare Workflows und eine schnelle, zuverlässige Auslieferung sind die Ergebnisse.
Dein HR-Team kann sich diesen Ansatz zum Vorbild nehmen und bewährte ITSM-Praktiken für ein strukturiertes, automatisiertes Onboarding adaptieren. Was es dafür braucht: eine gründliche Analyse der eigenen Anforderungen, darauf aufbauend die Konzeption reproduzierbarer Services mit entsprechenden Workflows – und eine Software, um die Prozesse digital abzubilden.
Fünf Bereiche, in denen Jira Service Management dein Onboarding modernisiert
Jira Service Management bietet zahlreiche Optionen für Automatisierungen, die die Koordination zwischen HR, IT, Facility-Management, Recht und Fachteams in strukturierte Bahnen lenken.
Übergreifende Zusammenarbeit auf Software-Basis
Mit durchdachten Workflows läuft das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen mit deutlich weniger Reibung: Tickets werden automatisch den richtigen Personen zugewiesen, aus initialen Vorgängen entstehen selbständig die erforderlichen Folgetickets, und Vorgangsstatus werden auf Basis bestimmter Transitionen automatisch aktualisiert. So gehen keine Aufgaben unter, die richtigen Leute sind stets involviert – und zwar ohne aufwendige manuelle Koordination.
KI-gestützte Selbstbedienung für neue Teammitglieder
Hat dein Team die häufigsten Fragen neuer Kolleginnen und Kollegen bereits beantwortet, kannst du diese Inhalte auf einem Self-Service-Portal zur Verfügung stellen. KI-gestützte Agents filtern die passenden Antworten in kürzester Zeit aus der Wissensbasis heraus und liefern Zusammenfassungen inklusive weiterführender Links.
Integrationen mit HR-Software
Über dedizierte Apps oder API-Schnittstellen kannst du Jira Service Management mit bestehenden HR- und Recruiting-Lösungen koppeln. So kann ein Trigger in Jira Service Management beispielsweise direkt eine Aktion in Personio auslösen – ohne manuelles Zutun. Das erspart deinem Team insbesondere auf großer Skala jede Menge fehleranfälliger Handarbeit.
Bereitstellung technischer Leistungen über Scripting
Verbindest du Jira Service Management mit einem Scripting-Tool, können die technischen Teams die Provisionierung von Accounts, die Bereitstellung von Software und viele weitere Aufgaben weitgehend an das System delegieren. Das entlastet stark beanspruchte Fachteams und baut Reibung in einem Prozessteil ab, der in vielen Unternehmen traditionell stottert.
Durchgehende Transparenz und Nachverfolgung
Mit wenigen Klicks stellst du auf Basis echter Daten erhellende Reports zusammen. Echtzeit-Dashboards mit intuitiven Visualisierungen geben jederzeit Auskunft zum Status quo – für Stakeholder, für dein Team und für die neuen Teammitglieder selbst.
Ein wiederholbarer und skalierbarer Onboarding-Prozess
Die genannten Mechanismen haben das Zeug, das Onboarding in deinem Unternehmen zu straffen, Hürden abzubauen, Fehler zu reduzieren und die Einarbeitung neuer Teammitglieder für alle Beteiligten zu einer reibungsarmen, angenehmen und produktiven Erfahrung zu machen.
Und das Beste daran: Deine automatisierten Onboarding-Prozesse sind wiederholbar und skalierbar. Einmal aufgesetzt, kann dein Personalteam die automatisierten Workflows für die unterschiedlichen Abteilungen oder Rollen immer wieder nutzen. Das spart auf Dauer viel Zeit und erhebliche Ressourcen, verbessert dauerhaft die abteilungsübergreifenden Abläufe – und schafft für die Neulinge in deinem Unternehmen eine erfreuliche, motivierende Einarbeitungsphase.
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