Das Thema Atlassian-Lizenzen ist gerade in größeren und großen Organisationen deutlich komplexer, als viele Kunden annehmen. Und es liegt in der Natur von komplexen Themen, dass sie zunächst schwer überschaubar und schwer zu handhaben sind. Wir wollen dir helfen, diese Komplexität zu entwirren!
Eine Wette ohne Risiko
Menschen wetten gerne. Das spielerische Element in Verbindung mit dem Nervenkitzel des Risikos und dem Gefühl, dem eigenen Glück aktiv auf die Sprünge helfen zu können, scheint für viele von uns außerordentlich reizvoll zu sein.
Moderne Wetten haben normalerweise weniger dramatische Einsätze als im Faust oder Siegfried, wenn auch durchaus keine geringen: Der weltweite Umsatz allein für Sportwetten soll sich auf drei Billionen Dollar belaufen. Doch Leute wetten nicht nur auf Fußballspiele und Pferderennen; speziell die Briten sind allerdings dafür bekannt, einfach auf alles Wetten abzuschließen.
Diese Wetten haben eine Gemeinsamkeit: Du hast etwas zu verlieren, nämlich deinen Einsatz. Wir schlagen dir dagegen eine Wette vor, bei der dein Unternehmen nur gewinnen kann: Dein Einsatz liegt bei exakt null!
Sie lautet:
Wetten, dass wir in den bestehenden Atlassian-Lizenzen deiner Organisation Optimierungspotenzial finden?
Atlassian-Lizenzen und vielfältige Einflussfaktoren
Auf den ersten Blick mag dieses Angebot ein Fragezeichen hervorrufen. So komplex scheint das Thema im Grunde ja nicht zu sein: Dein Unternehmen zahlt für ein Produkt, sagen wir Jira, einen bestimmten Betrag X pro User und Monat, richtig? Was gibt es da zu optimieren?
Doch schon auf den zweiten Blick werden diverse Faktoren sichtbar, die die Sache schon schwieriger machen. Beispielsweise sind User Tiers auch in der Cloud relevant: Die Größe deiner Produktinstanz wirkt sich auf die Pro-User-Kosten aus. Die Frage, ob die Abrechnung monatlich oder jährlich erfolgt, beeinflusst die Preise ebenfalls. Es gibt unterschiedliche Tarife, die sich hinsichtlich der Features und Preise signifikant unterscheiden.
Das sind nur einige der augenscheinlichen Aspekte. Tatsächlich ist das Thema Atlassian-Lizenzen gerade in größeren und großen Organisationen deutlich komplexer, als viele Kunden annehmen. Und es liegt in der Natur von komplexen Themen, dass sie zunächst schwer überschaubar, schwer zu handhaben und voller Überraschungen sind.
Wir wollen dir dabei behilflich sein, die Komplexität zu entwirren.
Produktinstanzen in deiner Atlassian-Infrastruktur
In der Atlassian Cloud ist es denkbar einfach, in die Nutzung einzusteigen. Du benötigst keine technische Infrastruktur, es sind keine administrativen Vorarbeiten nötig. Eine Produktinstanz ist dementsprechend schnell angelegt – und manchmal auch schnell in Vergessenheit geraten.
Wie viele Produktinstanzen gibt es eigentlich über deine Teams und Abteilungen hinweg? Sind sie alle (noch) notwendig? Werden sie womöglich für redundante Arbeiten und Zwecke genutzt? Eine umfassende Bestandsaufnahme quer durch deine Organisation kann vermutlich bereits einige Einsparmöglichkeiten aufzeigen.
Überlizenzierung
Weißt du, wie viele User tatsächlich aktiv in den Atlassian-Systemen arbeiten und wie viele inaktive Nutzer*innen noch mit Lizenzen versorgt werden? Zahlt deine Organisation Gebühren für Leute, die gar nicht mehr zum Unternehmen gehören? Oder für Teams, Bereiche oder Standorte, die gar nicht mit den Atlassian-Produkten arbeiten, etwa weil sie alternative Lösungen verwenden? Brauchen tatsächlich sämtliche Angestellten Zugriff auf das Produkt XY?
Organisationen verbrennen durch die Überlizenzierung von Software offenbar erstaunlich viel Geld: Allein in den USA und Großbritannien sollen jährlich 34 Milliarden US-Dollar zusammenkommen!
Ressourcenbedarf
Eines der wichtigsten Wertversprechen der Cloud ist die Skalierbarkeit – und diese funktioniert in beide Richtungen. Atlassian bietet flexible Abonnementmodelle, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Kosten an den tatsächlichen Bedarf anzupassen, auch kurzfristig. Durch die Skalierbarkeit der Cloud kann deine Organisation Ressourcen je nach Projektanforderungen hoch- oder herunterskalieren und so die Kostenstruktur optimieren.
Der zweite Punkt, also Ressourcen zurückzufahren – zum Beispiel nach Abschluss eines großen Projekts –, wird allerdings in vielen Fällen nicht konsequent verfolgt. Es lohnt sich, den aktuellen Bedarf regelmäßig mit der Lizenzstruktur abzugleichen.
Marketplace-Apps
Auf dem Atlassian Marketplace gibt es tausende von Apps für alle erdenklichen Anwendungsfälle. Hier bieten Partner und Drittanbieter ihre Lösungen an, die die Atlassian-Kernprodukte um spezifische Features erweitern. Auch in deinen Atlassian-Produkten sind höchstwahrscheinlich diverse kostenpflichtige Apps installiert. Hast du den Überblick?
Werden all diese spezifischen Use-Cases in deinen Teams noch benötigt? Sind manche App-Funktionen womöglich längst obsolet, etwa weil die Kernprodukte selbst mittlerweile über entsprechende Features verfügen? Gibt es vielleicht eine neue App, die die Anwendungsfälle mehrerer Einzellösungen in einem Produkt vereint? Hier wartet in nahezu jeder Organisation signifikantes Verbesserungspotenzial darauf, gehoben zu werden.
Lizenzoptimierung ohne Einschränkung der produktiven Arbeit
Du siehst: Es gibt etliche offene Fragen rund um die Atlassian-Lizenzstruktur in deiner Organisation. Möglicherweise sind in eurem konkreten Fall nicht alle Themenbereiche gleichermaßen relevant, doch in der Summe werden sich wahrscheinlich an mehreren Ecken Möglichkeiten herauskristallisieren, Kosten zu senken, ohne die produktive Arbeit der Teams zu beeinträchtigen.
Schlägst du in die Wette ein? Unser erfahrenes Lizenzteam freut sich darauf, mit dir ins Gespräch zu kommen und über eine systematische Analyse der Lizenzlandschaft deines Unternehmens zu sprechen!