Wie viel Aufwand fließt tatsächlich in Ihre Projekte? Sind Teams realistisch eingeplant? Und wie entwickeln sich die Kosten im Verhältnis zum Budget? Tempo ergänzt Jira um genau diese Perspektiven und verbindet Zeiterfassung, Kapazitätsplanung und Kostenbetrachtung.
Wer Projekte mit Jira steuert, kennt den operativen Teil ziemlich gut: Epics, User Stories, Aufgaben und deren Status sind transparent dokumentiert.
Doch für Projekt- und Teamleitungen entstehen schnell weitere Fragen: Wie viel Aufwand steckt tatsächlich in einem Projekt? Wie unterscheidet er sich von der ursprünglichen Planung? Wo werden Kapazitäten knapp? Und was bedeutet das für die Kosten und das Budget?
Tempo erweitert Jira um diese Perspektiven. Wie das Zusammenspiel funktioniert, lässt sich am besten an einem konkreten Projekt zeigen.
Ein Projekt, drei Perspektiven: Was passiert mit 400 geplanten Stunden?
Stellen Sie sich ein Projekt vor, für das Ihr Team insgesamt 400 Stunden eingeplant hat. Nach sechs Wochen zeigt Jira einen Projektfortschritt von 45 Prozent. Gleichzeitig wurden bereits 260 Stunden erfasst.
Ist das Projekt noch im Plan? Reichen die verbleibenden Kapazitäten aus? Und welche Auswirkungen hat die Entwicklung auf die Projektkosten?
Hier kommen die verschiedenen Tempo-Apps ins Spiel. Statt Zeiterfassung, Kapazitäten und Kosten isoliert zu betrachten, können Sie die Informationen miteinander verbinden.
Tempo Timesheets: Wie viel Aufwand ist tatsächlich entstanden?
Der erste Blick gilt den bereits geleisteten Stunden.
Mit Tempo Timesheets können Mitarbeitende ihre Aufwände direkt im jeweiligen Jira-Vorgang erfassen. Sie bleiben damit in der Umgebung, in der ihre Arbeit ohnehin stattfindet.
In unserem Beispiel zeigt Timesheets nach sechs Wochen 260 erfasste Stunden. Damit sind bereits 65 Prozent des geplanten Aufwands verbraucht, während das Projekt erst zu 45 Prozent abgeschlossen ist.
Das muss noch kein Problem sein, ist aber ein Anlass, genauer hinzuschauen. Sind einzelne Aufgaben aufwendiger als erwartet? Gab es Blocker? Haben sich Anforderungen verändert?
Aus der reinen Zeiterfassung wird so eine wichtige Grundlage für die Projektsteuerung.
Tempo Capacity Planner: Reichen die Kapazitäten für den Rest des Projekts?
Jetzt richtet sich der Blick nach vorn.
Der Tempo Capacity Planner zeigt, wie Teammitglieder in den kommenden Tagen und Wochen eingeplant sind und wo freie oder knappe Kapazitäten entstehen.
Bleiben in unserem Beispiel noch 140 der ursprünglich geplanten 400 Stunden, stellt sich die Frage: Passt dieser Restaufwand zum tatsächlichen Projektfortschritt und stehen die benötigten Personen überhaupt in ausreichendem Umfang zur Verfügung?
Dabei lassen sich auch Rollen und Fähigkeiten berücksichtigen. Ist beispielsweise eine Person bereits stark ausgelastet, können Sie prüfen, ob ein anderes Teammitglied mit passenden Fähigkeiten Aufgaben übernehmen kann.
Hier geht es darum, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Arbeit sinnvoll zu verteilen.
Tempo Financial Manager: Was bedeutet die Abweichung für die Kosten?
260 Stunden statt der erwarteten Aufwände haben auch eine finanzielle Dimension.
Der Tempo Financial Manager verbindet erfasste und geplante Aufwände mit entsprechenden Kostensätzen. So können Sie nachvollziehen, welche Kosten bereits entstanden sind und wie sich das Projekt auf Basis der aktuellen Planung weiterentwickeln könnte.
Budgets lassen sich den Projektkosten gegenüberstellen. Auch unterschiedliche Cost Rates sowie eine Differenzierung nach CapEx und OpEx sind je nach Konfiguration möglich.
Für unser Beispiel bedeutet das: Die Projektleitung sieht, dass bereits 260 Stunden erfasst wurden. Sie kann außerdem einschätzen, wie sich diese Entwicklung auf das Budget auswirkt und ob bei gleichbleibendem Verlauf finanziell nachgesteuert werden muss.
So entsteht eine finanzielle Sicht auf das Projekt, ohne für jede Einschätzung unmittelbar in ein separates ERP-System wechseln zu müssen.
Der Plan-Ist-Vergleich aus drei Perspektiven
Jetzt kommen die Informationen zusammen:
400 Stunden geplant, 260 Stunden erfasst, 45 Prozent Projektfortschritt.
Erst im Zusammenspiel werden diese Zahlen für die Projektsteuerung wirklich interessant. Die Projektleitung kann prüfen, warum Aufwand und Fortschritt auseinanderliegen, welche Kapazitäten für die verbleibende Arbeit zur Verfügung stehen und welche finanziellen Auswirkungen sich daraus ergeben.
Eine Abweichung bedeutet dabei nicht automatisch, dass ein Projekt schlecht läuft. Wie bereits erwähnt: Vielleicht gab es einen Blocker, womöglich haben sich Anforderungen verändert oder die ursprüngliche Schätzung war nicht realistisch.
Der Plan-Ist-Vergleich macht solche Entwicklungen sichtbar und schafft eine Feedback-Schleife für die Planung. Teams erkennen, wo Annahmen und Realität auseinanderliegen, können frühzeitig reagieren und zukünftige Projekte realistischer planen.
Diese Missverständnisse rund um Tempo halten sich hartnäckig
„Tempo ist vor allem ein Tool zur Zeiterfassung.”
Tempo Timesheets erfasst Aufwände, doch damit endet der Anwendungsfall nicht.
Interessant wird Tempo durch das Zusammenspiel von tatsächlichen Aufwänden, Kapazitätsplanung und finanzieller Betrachtung.
Die wichtigste Frage lautet also weniger „Wie viele Stunden wurden erfasst?“, sondern vielmehr: Was können wir aus diesen Informationen für unsere Projektsteuerung ableiten?
„Aufwandserfassung bedeutet Leistungskontrolle.”
Nicht zwangsläufig.
Im hier beschriebenen Szenario geht es darum, sichtbar zu machen, wo Aufwände entstehen und wie sie sich zur ursprünglichen Planung verhalten.
Das Ziel besteht nicht darin, die individuelle Leistung einzelner Mitarbeitender zu messen. Je nach Anforderungen können Unternehmen zudem die Zugriffe und die Sichtbarkeit entsprechend konfigurieren.
„Mit Financial Manager brauchen wir kein ERP-System mehr.”
Auch das wäre zu kurz gedacht.
Der Financial Manager bietet Projekt- und Initiativenverantwortlichen eine finanzielle Perspektive auf ihre Arbeit. Er kann Kosten, Budget und geplante Entwicklungen sichtbar machen.
Ein ERP-System ersetzt er damit nicht. Komplexe buchhalterische Prozesse oder beispielsweise die Verrechnung zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften gehören weiterhin in die dafür vorgesehenen Systeme.
Wann lohnt sich ein genauerer Blick auf Tempo?
Tempo wird besonders interessant, wenn Jira bereits einen wichtigen Teil Ihrer Projektarbeit abbildet, zentrale Informationen für die Projektsteuerung aber weiterhin an unterschiedlichen Stellen liegen.
Vielleicht planen Sie Kapazitäten noch in Excel, während die tatsächlichen Aufwände in Jira oder einem separaten System stehen. Für Kosteninformationen muss die Projektleitung wiederum auf andere Datenquellen zugreifen.
Ein weiterer Hinweis auf Handlungsbedarf: Abweichungen fallen regelmäßig erst spät auf.
Wenn Projektverantwortliche erst zum Monats- oder Quartalsende erkennen, dass Aufwand und Planung deutlich auseinanderliegen, fehlen während des Projekts wichtige Informationen für die Steuerung.
Was passiert oberhalb einzelner Projekte?
In größeren Organisationen endet Projektsteuerung selten bei einem einzelnen Projekt.
Mehrere Initiativen laufen parallel, hängen voneinander ab oder konkurrieren um dieselben Kapazitäten. Gleichzeitig müssen Prioritäten, Meilensteine und Termine übergreifend betrachtet werden.
Hier kann Structure die Tempo-Landschaft ergänzen.
Während Timesheets, Capacity Planner und Financial Manager unterschiedliche Perspektiven auf einzelne Projekte und ihre Ressourcen liefern, unterstützt Structure bei der übergeordneten Programm- und Portfoliobetrachtung.
Das ist insbesondere für hybride Organisationen interessant: Teams können operativ agil mit Epics, User Stories und Sprints arbeiten, während auf einer übergeordneten Ebene weiterhin Meilensteine, Abhängigkeiten und feste Termine relevant sind.
Vom operativen Dashboard zum Management-Reporting
Nicht jede Zielgruppe benötigt dieselbe Detailtiefe.
Projektverantwortliche möchten bei einer Auffälligkeit möglichst direkt zum entsprechenden Jira-Vorgang wechseln. Das Management benötigt dagegen eher einen verdichteten Überblick über mehrere Projekte hinweg.
Über einen Power-BI-Connector können Daten aus Jira und Tempo für weiterführende Reports genutzt und mit anderen Datenquellen kombiniert werden.
Beide Perspektiven haben ihren Platz: Operative Dashboards helfen dabei, von einer Auffälligkeit direkt zur Ursache zu gelangen; Management-Reports verdichten Informationen und schaffen einen übergeordneten Überblick.
Tempo in Aktion erleben
Wie Timesheets, Capacity Planner und Financial Manager zusammenspielen, lässt sich in der Praxis natürlich noch besser zeigen als beschreiben.
Ihr nächster Schritt
Sie nutzen Jira bereits, planen Kapazitäten und Projektkosten aber noch in verschiedenen Systemen?
Dann lohnt sich zunächst ein Blick darauf, welche Informationen heute wo entstehen und an welchen Stellen Medienbrüche den Prozess erschweren.
Nicht jedes Team benötigt sofort Timesheets, Capacity Planner, Financial Manager, Structure und ein umfangreiches Management-Reporting. Entscheidend ist, welche Fragen Ihre Projektverantwortlichen momentan nicht zuverlässig beantworten können.
Sie möchten herausfinden, welche Tempo-Apps zu Ihrer Jira-Landschaft und Ihren Prozessen passen? Dann lassen Sie uns gemeinsam auf Ihre Anforderungen schauen – wir freuen uns auf den Austausch!
Weiterführende Ressourcen
Häufige Fragen zu Tempo und Projektsteuerung
Ist Tempo ein Zeiterfassungssystem?
Ist Tempo ein Zeiterfassungssystem?
Tempo Timesheets kann zur Erfassung von Aufwänden genutzt werden. Im Projektkontext geht es jedoch nicht nur um Zeiterfassung, sondern darum, tatsächliche Aufwände mit Planung, Kapazitäten und weiteren Projektinformationen zu verbinden.
Was ist der Unterschied zwischen Tempo Timesheets und Capacity Planner?
Was ist der Unterschied zwischen Tempo Timesheets und Capacity Planner?
Tempo Timesheets betrachtet tatsächliche Aufwände. Der Capacity Planner richtet den Blick auf geplante Arbeit und verfügbare Kapazitäten. Zusammen ermöglichen beide Perspektiven einen Plan-Ist-Vergleich.
Was macht Tempo Financial Manager?
Was macht Tempo Financial Manager?
Financial Manager ergänzt Projektinformationen um eine finanzielle Perspektive. Aufwände können beispielsweise mit Cost Rates verbunden und Budgets gegenübergestellt werden.
Kann Tempo mit Story Points umgehen?
Kann Tempo mit Story Points umgehen?
Auch Teams, die agil mit Story Points arbeiten, können die finanzielle Betrachtung nutzen. Story Points lassen sich teamspezifisch in entsprechende Zeit- und Kostenwerte überführen.
Ersetzt Tempo ein ERP-System?
Ersetzt Tempo ein ERP-System?
Nein. Tempo kann Projektverantwortlichen eine finanzielle Übersicht liefern, ersetzt aber keine umfassenden ERP- oder Buchhaltungsprozesse.
Kann ich geleistete Arbeit verschiedenen Tochtergesellschaften korrekt zuordnen?
Kann ich geleistete Arbeit verschiedenen Tochtergesellschaften korrekt zuordnen?
Tempo macht transparent, welche Aufwände und Kosten in einem Projekt entstehen. Sollen diese Kosten anschließend auf verschiedene Tochtergesellschaften verteilt oder zwischen ihnen verrechnet werden, geht das über den hier gezeigten Anwendungsfall hinaus. Solche buchhalterischen Verrechnungsprozesse bleiben Aufgabe des dafür eingesetzten ERP-Systems.
Kann ich im Capacity Planner wiederkehrende Aufgaben einplanen?
Kann ich im Capacity Planner wiederkehrende Aufgaben einplanen?
Ja. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich als Serie planen – zum Beispiel, wenn jeden Mittwoch eine feste Anzahl an Stunden bis zu einem bestimmten Datum eingeplant werden soll.
